Lineare oder fixe Verteilung der Teilzeitarbeitszeit?

Welche Methode für die Erfassung der Teilzeitarbeitszeit im Zeiterfassungssystem sinnvoll ist, hängt davon ab, wie der Teilzeitmitarbeiter seine Arbeitszeit «im richtigen Leben» tatsächlich verteilt. Welches System funktioniert wie?

Lineares System

Sollarbeitszeit

Die gemäss Teilzeitpensum reduzierte Sollarbeitszeit wird auf alle 5 Wochentage gleichmässig verteilt und im System hinterlegt. Ist der Mitarbeiter krank, wird ihm pro Absenztag diese Sollzeit gutschrieben.  

Feiertage

An Feiertagen besteht keine Sollzeit. 

Ferien

Der Teilzeitmitarbeiter startet mit der gleichen Anzahl Ferientage wie ein Vollzeitmitarbeiter (z.B. 25 Tage bei 5 Wochen Ferien). Ein Ferientag hat den Wert seiner gemäss Teilzeitpensum reduzierten Sollzeit. Pro Ferienwoche werden dem Mitarbeiter 5 Ferientage abgebucht. 

Eignung

Das System eignet sich für Mitarbeitende, die entweder täglich mit einer reduzierten Sollarbeitszeit arbeiten (z.B. jeden Tag am Vormittag) oder die sehr unregelmässig arbeiten (ohne fixe Arbeitstage).

Fixes System

Sollarbeitszeit

Mit dem Mitarbeiter wurden fixe Tage oder Halbtage vereinbart, an denen er arbeitet. Die reduzierte Arbeitszeit wird auf diese Tage verteilt (z.B. am Montag und Dienstag je 8h sowie am Mittwochvormittag 4h = 50 %).

Feiertage

An Feiertagen besteht keine Sollzeit. 

Ferien

Der Mitarbeiter startet mit einer gemäss seinem Arbeitspensum reduzierten Anzahl Ferientage (z.B. 12.5 Tage bei einem 50 % Pensum und 5 Wochen Ferien). Pro Ferienwoche wird ihm daher auch nur die reduzierte Anzahl Ferientage abgezogen (z.B. 2.5 Tage bei einem 50 % Pensum). 

Eignung

Das System eignet sich für Mitarbeitende, die an fix vereinbarten Wochentagen arbeiten. 



Warum eignet sich die lineare Verteilung nicht für einen Teilzeitmitarbeiter, der an fix vereinbarten Tagen arbeitet?

Dies zeigt das folgende Beispiel.

Ausgangslage

Betrieb

Normalarbeitszeit: 40h pro Woche

Arbeitstage pro Woche: 5 Tage

Arbeitszeit pro Tag: 8h pro Tag bei 100 %

Ferien: 5 Wochen pro Jahr

Mitarbeiter

Pensum: 90 %

Verteilung: jeden zweiten Freitag frei.

Das heisst, der Mitarbeiter arbeitet im 2-Wochen Takt. In Woche eins jeweils 5 Tage und in Woche zwei jeweils 4 Tage. 

Ferienbezug 2020: je 1 Woche im Januar, März und Mai sowie 2 Wochen im August.



Verteilung des 90 % Pensums, gearbeitet im 2-Wochen Takt

Lineare Verteilung

Sollarbeitszeit

Die Sollarbeitszeit wird mit 7.2h pro Tag hinterlegt. Der Mitarbeiter arbeitet 9 Tage lang jeden Tag 0.8h vor und kompensiert am 10. Tag die vorgearbeiteten 7.2h. Ist der Mitarbeiter krank, werden ihm pro Tag 7.2h als bezahlte Absenz gutgeschrieben. 

Feiertage

An Feiertagen besteht keine Sollzeit. 

Ferien

Der Mitarbeiter startet mit dem vollen Ferienanrecht von 25 Tagen zu einer reduzierten Sollzeit von 7.2h pro Tag. Für jeden Ferientag wird ein Ferientag à 7.2h abgebucht (in Woche eins 5 Tage und in Woche zwei ebenfalls 5 Tage).

Fixe Verteilung

Sollarbeitszeit

Die Sollarbeitszeit beträgt in Woche eins 8h pro Tag und in Woche zwei 8h von Montag bis Donnerstag sowie 0h am Freitag. 

 

 

 

Feiertage

An Feiertagen besteht keine Sollzeit.

Ferien

Der Mitarbeiter startet mit einem reduzierten Ferienanrecht von 22.5 Tagen (90 % von 25 Tagen) zur vollen Sollzeit von 8h pro Tag. Bei Ferien wird für jeden Wochentag mit Sollarbeitszeit ein Ferientag à 8h abgebucht, das heisst: in Woche eins 5 Tage und in Woche zwei 4 Tage.


Auswirkungen der Feiertage

Lineare Verteilung

Der Mitarbeiter erhält die Feiertage anteilsmässig gemäss seinem Pensum. Genau wie ein Vollzeitmitarbeiter hat er Anrecht auf alle 9 bezahlten Feiertage, die einen Gegenwert von 90 %, also  7.2 Stunden haben – diese sind im System jedoch nicht als Sollzeit hinterlegt). Ein 90 % Mitarbeiter hat also Anrecht auf 64.8 bezahlte Feiertagsstunden (9 Feiertage à 7.2h). Somit profitiert ein Teilzeitmitarbeiter genau gemäss seinem Beschäftigungsgrad von den Feiertagen. Dies ist gerecht gegenüber den Vollzeitmitarbeitern wie auch innerhalb der Teilzeitmitarbeiter. Wenn der Mitarbeiter tatsächlich jeden Tag mit reduzierter Sollarbeitszeit arbeitet (also nach dem linearen System), gewinnt oder verliert er in einer Woche mit einem Feiertag nichts.

 

Was geschieht aufgrund der linearen Verteilung aber bei unserem Mitarbeiter, der wegen seines 90 % Pensums jeden zweiten Freitag frei hat?

Im Jahr 2020 fallen zwei Feiertage auf den Freitag der Woche zwei, also auf einen Tag, an dem er normalerweise seine vorgearbeiteten Stunden kompensiert. Anstelle eines Kompensationstages bezieht er nun einen Feiertag. Dadurch steigt sein Zeitsaldo überdurchschnittlich an (da die Feiertage nicht mit einer Sollzeit hinterlegt sind, verändert sich sein Zeitsaldo beim Bezug eines Feiertags nicht). Er muss die vorgearbeiteten 7.2h Stunden an einem anderen Tag kompensieren.

 

 

Fällt ein Feiertag hingegen auf einen seiner üblichen Arbeitstage, «verliert» unser Teilzeitmitarbeiter gegenüber einem Vollzeitmitarbeiter an diesem Feiertag 0.8h (da er frei hat, kann er diese Stunden für den Bezug seines Kompensationstages nicht vorarbeiten). Die Fairness ist trotzdem, bzw. gerade deshalb gegeben, weil er eben nur ein 90 % Anrecht hat. Dass die Feiertage Einfluss auf den Gleitzeitsaldo haben, liegt nicht daran, dass das lineare System ungerecht wäre, sondern zeigt lediglich, dass es bei einem fixen Arbeitstakt nicht geeignet ist, weil es sich ungerecht anfühlt.

Fixe Verteilung

Unser 90 % Mitarbeiter profitiert wegen seines 2-Wochen Taktes von den Feiertagen nur, wenn sie auf einen Tag fallen, an dem er hätte arbeiten müssen und zwar zu genau der an diesem Tag hinterlegten Sollzeit, also 8h.

 

Fällt der Feiertag auf den Freitag der Woche zwei, also einen Tag, an dem er sowieso frei hätte, profitiert er nicht. Der Mitarbeiter bezieht seinen freien 90 % Tag wie immer, wohingegen die Vollzeitmitarbeiter bezahlt frei machen können. Hingegen profitiert er umgekehrt unverhältnismässig viel, wenn ein Feiertag auf einen seinen Arbeitstage fällt (z.B. auf den Freitag der Woche eins).

 

 

Dieses «mal Glück, mal Pech» System fühlt sich zwar besser an, weil der Mitarbeiter mit den Feiertagen weder Plus noch Minus machen kann. Es ist aber ungerecht gegenüber den Vollzeitmitarbeitern und auch innerhalb der Teilzeitmitarbeiter, weil Glück oder Pech von den gewählten Arbeitstagen abhängen – besonders, weil 4 der 9 Berner Feiertage immer auf denselben Wochentag fallen. Dies gleicht sich innerhalb von 7 Jahren nicht ganz, aber ziemlich gut aus (ja, ich habe es ausgerechnet). Für Mitarbeiter mit fixem Arbeitstakt ist diese Methode trotzdem klar zu empfehlen, weil sie besser verständlich ist. 

Feiertage Weihnachten/Neujahr 2020


Auswirkungen der Kranktage

Lineare Verteilung

Der Mitarbeiter erhält pro Kranktag eine Gutschrift von 7.2h. Das geht wunderbar auf und ist gerecht, wenn der Mitarbeiter tatsächlich jeden Tag mit einer reduzierten Arbeitszeit arbeitet. Solange unser 90 % Mitarbeiter zwei ganze Wochen krank ist, geht das lineare System trotz seines fixen 2-Wochen Taktes auf. Ist er hingegen nur in Woche eins krank, muss er 4h nacharbeiten (5 x 0.8h pro Tag), denn er kann seine Zeit nicht vollständig vorarbeiten und fällt daher beim Bezug seines 90 %-Tages ins Minus. Bringt unser Mitarbeiter in Woche zwei ein Arztzeugnis von Montag bis Freitag, erhält er ebenfalls eine Krankgutschrift von 5 x 7.2h (auch für seinen 90 %-Tag, an dem er sowieso nicht arbeiten würde). Er kommt also dank der Krankheit 4h ins Plus (4 x -0.8h + 1 x 7.2h).

 

Fazit: Ist unser Mitarbeiter keinen vollständigen Arbeitstakt (also 2 Wochen) lang krank, geht das lineare Zeiterfassungssystem nicht mehr auf. Dies liegt aber wiederum nicht am System selber, sondern daran, dass es für den fixen 2-Wochen Takt nicht geeignet ist. 

Fixe Verteilung

Ist unser Mitarbeiter krank, werden ihm pro Tag 8h als bezahlte Absenz gutgeschrieben – ausser an seinem fixen freien 90 %-Tag. Da die Sollzeit an diesem Tag 0 beträgt, erhält er auch keine Gutschrift (er hätte ja sowieso frei und somit Pech gehabt - so wie wenn ein Vollzeitmitarbeiter am Wochenende krank ist). 


Auswirkungen des Ferienbezugs

Lineare Verteilung

Unserem Mitarbeiter werden in Woche eins 5 Tage und in Woche zwei ebenfalls 5 Tage abgebucht (obschon er in Woche zwei jeweils effektiv nur 4 Tage arbeitet). Ihm werden also in Woche eins wie auch in Woche zwei je 36 Ferienstunden abgebucht, das heisst 10 Tage à 7.2h (total 72h). Das geht auf, weil der Mitarbeiter entsprechend auch mit einem Anrecht von 25 Tagen, bzw. 5 Wochen Ferien gestartet ist. 

 

Es gibt Zeiterfassungssysteme, die die 25 Ferientage mit reduzierter Sollzeit wiederum in Vollzeittage umrechnen, was bei angebrochenen Ferienwochen (wenn z.B. ein Feiertag in eine Ferienwoche fällt), zu einem ungeraden Feriensaldo führen kann: Bezieht unser Mitarbeiter 4 Ferientage in der Kalenderwoche mit dem 25. Dezember 2020, rechnet das System z.B. 4 reduzierte Tage à 7.2h in 3.6 volle Tage à 8h um. Dies ist aber nur eine Frage des Ausweisens (entweder in vollen Tagen oder in reduzierten Tagen). Deshalb weist man Ferien am besten gar nicht in Tagen, sondern in Stunden aus. 3.6 Tage à 8h ergeben 28.8h. 4 Tage à 7.2h ergeben ebenfalls 28.8h. 

Fixe Verteilung

Dem Mitarbeiter werden in Woche eins 5 Tage (40h) und in Woche zwei 4 Tage (32h) abgebucht. 

Sollstunden

Wochentag Woche eins Woche zwei
Montag 8h 8h
Dienstag 8h 8h
Mittwoch 8h

8h

Donnerstag 8h

8h

Freitag 8h

0h

Total 40h (5 Tage)

32h (4 Tage)

Bezieht der Mitarbeiter von seinen insgesamt 5 Wochen Ferien 1 Woche in Woche eins und 4 Wochen in Woche zwei, bleibt ihm Ende Jahr ein Saldo von 1.5 Ferientagen:

 

Anrecht von 22.5 Ferientage für 2020

- 1 Woche à 5 Tage (5 Tage)

- 4 Wochen à 4 Tage (16 Tage)

= 21 Tage bezogen = Saldo von +1.5 Tagen

 

Bezieht der Mitarbeiter im umgekehrten Fall von seinen insgesamt 5 Wochen Ferien 4 Wochen in Woche eins und 1 Woche in Woche zwei, fällt er mit 1.5 Ferientagen ins Minus: 

 

Anrecht von 22.5 Ferientage für 2020

- 4 Wochen à 5 Tage (20 Tage)

- 1 Woche à 4 Tage (4 Tage)

= 24 Tage bezogen = Saldo von -1.5 Tagen

 

Indem der Mitarbeiter seine Ferien jeweils auf Woche zwei legt, kann er theoretisch seine Ferien verlängern. Das nützt ihm aber nichts, denn das, was er an Ferientagen spart, fehlt ihm dafür Ende Jahr an Arbeitsstunden. Warum? Weil die Ferientage mit der gleichen Sollzeit hinterlegt sind wie die Arbeitstage und somit in die Jahressollzeit einfliessen. 



Feriensaldo und Zeitsaldo gleichen sich über die Sollzeit aus

Die Jahressollzeit 2020 ist für unseren 90 % Mitarbeiter beim fixen System um genau 0.5 Tage höher als beim linearen System. Konkret hat unser Mitarbeiter Ende 2020 beim fixen System 1840h Sollzeit geleistet, keine Mehrarbeit auf dem Konto und noch 1.5 Ferientage übrig. Beim linearen System hat er Ende Jahr keine Ferien mehr übrig, aber 8h Mehrarbeit auf dem Konto und 4h weniger Sollzeit geleistet, was ebenfalls einem positiven Saldo von 1.5 Tagen entspricht.

 

Hier geht's zum übersichtlichen Vollvergleich in Excel.

 

Übrigens hat der Arbeitgeber ein Weisungsrecht und kann somit direkten Einfluss auf die Ferienplanung nehmen. Hat er zudem den Bezug der Mehrarbeit im Personalreglement schlau geregelt, so hat er auch darüber jederzeit die Kontrolle. 

Fazit: wann wird welches Zeiterfassungssystem angewendet?

Für Mitarbeiter mit fixen Arbeitstagen empfehle ich ausschliesslich das fixe System. Es ist besser verständlich und wird allgemein als gerechter empfunden (das Bundesgericht hat aber entschieden, dass beide Systeme gleichwertig sind).

 

Das lineare System eignet sich nur für Mitarbeiter, die sehr unregelmässig arbeiten oder sich ihre Arbeitszeit selber einteilen können (also keine fixen Arbeitstage haben). Dies wird insbesondere bei Krankheit deutlich.

 

Kann im elektronischen Zeiterfassungssystem des Betriebs kein Zwei-Wochen Modell abgebildet und muss somit für unseren 90 % Mitarbeiter das lineare System gewählt werden, gibt es folgende Lösung für das Krankheitsproblem: Dem Mitarbeiter werden an Tagen, an denen er hätte arbeiten müssen, statt der 7.2h, volle 8h gutgeschrieben, an seinem üblichen freien Tag jedoch nichts (auch wenn er ein Arztzeugnis hat). Dies entspricht somit einer Mischform, die für den Mitarbeiter verständlich und auch aus Sicht der Firma fair ist. Es funktioniert aber nur, wenn der Mitarbeiter tatsächlich schön regelmässig arbeitet.

 

Bei den Ferien macht es keinen Unterschied, welches System gewählt wird. Denn obschon der Mitarbeiter mit einem unterschiedlichen Ferienguthaben startet, hat der Mitarbeiter bei beiden Systemen einfach 5 Wochen Ferien zugut. Sein Ferienstundenguthaben ist bei beiden Systemen identisch: 22.5 Tage à 8h ergeben 180h und 25 Tage à 7.2h ergeben auch 180h.