Ein Ferienanrecht entsteht grundsätzlich nur, wenn man auch arbeitet. Ein Mitarbeiter erarbeitet sich pro Monat jeweils 1/12 seines jährlichen Ferienanrechts:

• 1,67 Tage bei 4 Wochen Ferien pro Jahr
• 2,08 Tage bei 5 Wochen Ferien pro Jahr
• 2.5 Tage bei 6 Wochen Ferien pro Jahr

Doch es gibt Ausnahmen vom Grundsatz «keine Ferien ohne Arbeit»: Falls der Mitarbeiter aus Gründen, die die Arbeitgeberin zu vertreten hat (Arbeitgeberverzug nach Art. 324 OR), keine Arbeit leistet, wächst das Ferienguthaben dennoch an (Freistellung, schlechte Auftragslage etc.). 

Im Folgenden geht es um das Recht der Arbeitgeberin, die Ferien zu kürzen, wenn der Grund der Abwesenheit in der Person des Mitarbeiters liegt – verschuldet oder unverschuldet. 

Art. 329b OR unterscheidet nach Verschulden und Art der Abwesenheit. 

Ist die Abwesenheit selbstverschuldet gemäss Art. 329b Abs. 1 OR (beispielsweise bei unbezahltem Urlaub), hat der Mitarbeiter keine Schonfrist. Die Ferien dürfen aber nur für volle Monate gekürzt werden (nicht für angebrochene). 

Ist die Abwesenheit nicht selbstverschuldet gemäss Art. 329b Abs. 2 OR (Krankheit, Unfall, Erfüllung gesetzlicher Pflichten), hat der Mitarbeiter zusätzlich eine Schonfrist von einem Monat. Die Kürzung darf also erst nach Ablauf der Schonfrist und nur für volle Monate gemacht werden. 

Schwangere sind noch besser geschützt gemäss Art. 329b Abs. 3 OR. Sie profitieren von zwei Monaten Schonfrist und die Kürzung darf nur für volle Monate gemacht werden. 

Hier ein Überblick mit einem Beispiel von 3.5 Monaten Absenz:

Bitte beachte, dass Art. 329b, Absatz 1 dispositives Recht ist; das heisst, du darfst die Regelung bei selbstverschuldeten Absenzen vertraglich zuungunsten der Mitarbeiter abändern. Beispielsweise kannst du bei unbezahltem Urlaub eine Kürzung ab dem 1. Fehltag vereinbaren. Die Absätze 2 und 3 sind relativ zwingend; das heisst, du darfst sie nur zugunsten der Mitarbeiter abändern. 

Nach Abzug der Schonfrist von ein bis zwei Monaten (je nach Absenzgrund) beträgt die Ferienkürzung pro voller Monat 1/12 des jährlichen Ferienanspruchs:

• 1.67 Tage bei 4 Wochen (20 Tage geteilt durch 12 Monate)
• 2.08 Tage bei 5 Wochen (25 Tage geteilt durch 12 Monate)
• 2.5 Tage bei 6 Wochen (30 Tage geteilt durch 12 Monate)

Beispiel 3.5 Monate Absenz wegen Schwangerschaft bei 5 Wochen Ferienanspruch:

3.5 Monate Absenz minus 2 Monate Schonfrist, minus angebrochener Monat = 1 kürzungsberechtigter Monat.

Formel bei 5 Wochen Ferien:

25 Tage / 12 * (3.5 - 2.5) = Kürzung von 2.08 Tagen (in der Praxis rundest du das auf 2 Tage ab). 

Es gibt zwei Methoden: Die Kalendertag-Methode und die Arbeitstag-Methode. Was ist der Unterschied?  

Die Kalendertag-Methode beinhaltet zwei Fixgrössen:

a. Ein Monat Schonfrist = 30 Kalendertage.

b. Ein voller Monat = 30 Kalendertage.

Bei dieser Methode zählst du die effektiven Absenztage des Mitarbeiters in Kalendertagen. Davon ziehst du 30 Tage Schonfrist ab (bei Schwangerschaft 60 Tage). Für alle weiteren 30 Tage Absenz ziehst du 1/12 des Ferienguthabens ab. 

Ein Beispiel: Der Mitarbeiter ist vom 01.06.2025 bis 31.07.2025 zu 100 % arbeitsunfähig. Er fehlt somit 30 Tage im Juni und 31 Tage im Juli = 61 Tage. 30 Tage sind Schonfrist. Bleiben 31 Tage, also ein voller Monat + 1 Tag. Daher beträgt die Kürzung 1/12. 

Auch hier gibt es zwei Fixwerte, mit denen du arbeitest: 

a. Ein Monat Schonfrist = 21.75 Arbeitstage.

b. Ein voller Monat = 21.75 Arbeitstage.

Warum 21.75? Dies entspricht der durchschnittlichen Anzahl Arbeitstage pro Monat (365 Kalendertage - 52 Wochenenden : 12 Monate). Ich empfehle ich dir jedoch, mit Stunden zu arbeiten und nicht mit Tagen. Wieso? Dazu kommen wir gleich. Zuerst rechnen wir mal aus, wie vielen Stunden pro Monat die Arbeitstag-Methode entspricht. 

Gehen wir von einem 100 % Pensum mit 40-h-Woche bzw. 8 h pro Tag aus. Somit erhalten wir:

a. Ein Monat Schonfrist = 174 h (21.75 x 8 h).

b. Ein voller Monat = 174 h (21.75 x 8 h).

Machen wir nun dasselbe Beispiel wie bei der Kalendertag-Methode: Der Mitarbeiter ist vom 01.06.2025 bis 31.07.2025 zu 100 % arbeitsunfähig. Das Zeiterfassungssystem weist 20 Fehltage im Juni aus und 23 Fehltage im Juli. Halt! Wieso nur 20 Fehltage im Juni? Dieser Monat hatte doch 21 Arbeitstage. Nicht im Kanton Bern, da war der 9. Juni 2025 ein bezahlter Feiertag. Feiertage haben im Zeiterfassungssystem keine Sollzeit hinterlegt und somit werden auch keine Fehlstunden ausgewiesen.

Wir haben also über die zwei Monate hinweg insgesamt 43 Fehltage. 43 geteilt durch 21.75 = 1.97 Monate. Der erste Monat ist die Schonfrist. Der zweite Monat ist nicht voll (0.97). Daher kannst du mit dieser Methode (vorerst) nichts kürzen. Dazu später mehr. 

Nun kommen wir zu der Frage, warum du bei der Arbeitstag-Methode effektiv mit Fehlstunden arbeiten solltest und nicht mit Fehltagen. Um diese Frage zu klären, müssen wir einen Umweg über die Teilzeit-Mitarbeiter machen. 

Für Teilzeit-Mitarbeiter gibt es zwei verschiedene Zeiterfassungs-Systeme: Das lineare und das fixe System. Bei der Kalendertag-Methode beträgt die Schonfrist immer 30 Kalendertage, unabhängig vom Pensum und unabhängig davon, wie die Arbeitstage tatsächlich geleistet werden. Bei der Arbeitstag-Methode sind aber 21.75 lineare Teilzeittage und 21.75 fixe Teilzeittage als Schonfrist nicht unbedingt gleich viel. Daher rechnest du die Tage besser für alle Teilzeit-Mitarbeiter nach der linearen Methode in Stunden um. Für die korrekte Ferienkürzung brauchen wir das Verhältnis proportional zu einem Vollzeitpensum; die Verteilung der Sollstunden nach linearem oder fixem System wird erst in einem nächsten Schritt wieder relevant. 

Nehmen wir wieder unser Beispiel mit 100 % Absenz vom 01.06.2025 bis 31.07.2025, bei einer 40-h-Woche und einem 60-%-Pensum. Dann sieht die Rechnung so aus: 8 h : 100 x 60 = 4.8 h pro Tag bei 60 % (ob diese Stunden tatsächlich linear oder fix verteilt sind, ist egal). 

a. Ein Monat Schonfrist = 104.4 h (21.75 x 4.8 h)

b. Ein voller Monat = 104.4 h ( 21.75 x 4.8)

Jetzt ziehst du wieder die Fehlstunden aus dem System und schaust, wie oft 104.4 h in deinem Total Platz haben.

• Bei 1 Monat Schonfrist: Wenn der Wert mindestens 2.0 ergibt, kannst du die Ferien um 1/12 kürzen.
• Bei 2 Monaten Schonfrist: Wenn der Wert mindestens 3.0 ergibt, kannst du die Ferien um 1/12 kürzen.  

Je nachdem, ob die Sollzeitstunden deines Mitarbeiters fix oder linear verteilt sind, kann es sein, dass du mehr oder weniger Fehlzeitstunden erhältst. Aber dann ist es doch nichts als fair, wenn sich die Ferienkürzung proportional dazu verhält. 

So. Nun zur Frage: Weshalb mit Fehlstunden rechnen und nicht mit Fehltagen bei der Arbeitstag-Methode? Es gibt Zeiterfassungssysteme, die die Fehltage gemäss Pensum ausweisen und solche, die die Fehltage gemäss Vollzeitpensum ausweisen. Das ist verwirrlich. Deshalb empfehle ich dir, immer die Fehlstunden rauszuziehen, dann hast du eine Fehlerquelle weniger, über die du dir den Kopf zerbrechen musst.  

Bei teilweiser Arbeitsunfähigkeit dauert es länger, bis die Schonfrist abgelaufen und ein Monat voll ist:

Kalendertag-Methode:

1 Monat Schonfrist bzw. 1 voller Monat = 30 Kalendertage.

War dein Mitarbeiter wegen Krankheit insgesamt 4 Monate lang zu 50 % arbeitsunfähig, läuft erst nach 2 Monaten Absenz die Schonfrist von 1 Monat ab. Nach weiteren 2 Monaten Absenz kannst du seine Ferien um 1/12 kürzen.

Oder anders ausgedrückt: 122 Kalendertage Absenz in 4 Monaten à 50 % ergeben 61 Kalendertage à 100 %. Somit kannst du bei einer geltenden Schonfrist von 1 Monat die Ferien um 1/12 kürzen.

Arbeitstag-Methode:

1 Monat Schonfrist bzw. 1 voller Monat = 21.75 Arbeitstage.

Wenn du die Fehlstunden direkt aus dem Zeiterfassungssystem ziehst, musst du nur darauf achten, ob die Schwelle der Fehlstunden für die Kürzung gemäss Pensum erreicht ist, nachdem du die anwendbare Schonfrist abgezogen hast. Klingt kompliziert, ist aber eine einfache Rechenaufgabe. 

Die herrschende Lehre und Rechtsprechung stützt sich auf die Kalendertag-Methode. Sie erscheint auf den ersten Blick einfacher und logischer, weil es bei der Ferienkürzung meistens um lange Absenzen am Stück geht. Der Nachteil dabei ist, dass du Kalendertage zählen musst. Wenn es sich bei der Absenz auch noch um eine teilweise Arbeitsunfähigkeit handelt, wird das Zählen und anschliessende Rechnen schnell mühsam. Es kann sein, dass du Ende Jahr Kürzungen vergisst, insbesondere bei Mitarbeitern, die zwar nie länger als ein paar Wochen am Stück, dafür aber öfter pro Jahr gefehlt haben. Und wenn dir Ende Jahr beispielsweise zwei Tage für eine Kürzung fehlen, musst du die Arztzeugnisse hervorkramen und schauen, ob der Mitarbeiter am Wochenende vor seinem Wiedereintritt auch noch krankgeschrieben war oder nicht, weil bei der Kalendertag-Methode natürlich auch die Wochenenden mitgezählt werden, wenn das Arztzeugnis das Wochenende einschliesst.   

Die Arbeitstag-Methode erscheint auf den ersten Blick komplizierter, aber wenn du mit einem Zeiterfassungssystem arbeitest, kannst du damit viel schneller berechnen, ob du eine Kürzung machen sollst. Es ist keine Zähl-, sondern eine Rechenmethode, die somit sehr genau ist. Sie ist in der Anwendung letzten Endes viel einfacher, weil die jährlichen Absenzen eines Mitarbeiters ja praktisch immer eine ungerade Zahl ergeben und die Mitarbeiter nach einer längeren Absenz meistens auch nur schrittweise wieder einsteigen (teilweise Arbeitsunfähigkeit). Da die Feiertage bei dieser Methode nicht als Fehltage gelten, ist sie mitarbeiterfreundlicher. Und wenn der Mitarbeiter trotz Arbeitsunfähigkeit Ferien bezieht (was durchaus sein kann und sein darf), dann berechnest du das bei dieser Methode automatisch mit ein. Allerdings funktioniert sie bei 50 % Leistung in 100 % Zeit nicht, weil dann im System keine Fehlstunden ausgewiesen werden. 

Wenn du die Fehlstunden nicht mit zwei Klicks aus einem System ziehen kannst, hast du vermutlich auch nur wenige Mitarbeite. Dir bleibt nur die Kalendertag-Methode. Wenn du wie ich effizienzgetrimmt bist und mit einem Zeiterfassungssystem arbeitest, wird dir wahrscheinlich die Arbeitstag-Methode sympathischer sein.  

Für welche Methode du dich auch entscheidest: Mach es immer gleich, das ist die wichtigste Regel. Entscheide dich für eine Methode und dann zieh es durch. 

Bei selbstverschuldeten Absenzen machst du die Kürzung am besten sofort.

Bei nicht selbstverschuldeten Absenzen empfehle ich dir, mehrmals pro Jahr zu überprüfen, ob Ferienkürzungen möglich sind. 

Bei unverschuldeten Absenzen machst du es zum ersten Mal dann, wenn eine Absenz mindestens zwei Kalendermonate gedauert hat. Dauert die Absenz weiterhin an, überprüfst du von da an jeden Monat, ob du eine Kürzung vornehmen musst. Das ist für dich und den Mitarbeiter angenehmer, weil die Kürzung so schrittweise gemacht wird und der Feriensaldo monatlich auf dem aktuellen Stand ist. 

Ich gehe bei meinen weiteren Ausführungen davon aus, dass du die selbstverschuldeten Absenzen bereits abgehandelt hast. Spätestens Ende Jahr ziehst du dann bei allen Mitarbeitern noch die nicht selbstverschuldeten Fehlstunden aus dem System bzw. zählst die Kalendertage mit Absenz. Für die Kürzung kannst du sämtliche Absenzen zusammenzählen: Krankheit, Unfall, Militär, Zivilschutz, Zivildienst, gesetzliche Pflichten und Schwangerschaft. Dabei stellst du dir folgende Fragen:

a. Sind das insgesamt mindestens zwei volle Monate unverschuldete Absenz? Wenn ja: Weiter mit b. Wenn nein: Du kannst nichts kürzen. 

b. Ist unter den Absenzen eine Schwangerschaft? Wenn ja: Kürzung um 1/12 pro voller Monat abzüglich zwei Monate Schonfrist. Wenn nein: Kürzung um 1/12 pro voller Monat abzüglich ein Monat Schonfrist. 

Nein. Ende Jahr darfst du alle Absenzen zusammenzählen. Volle Monate, die über die Schonfrist hinausragen, darfst du kürzen. Bei verschiedenen Absenzen gilt die längere Schonfrist. Fällt die Mitarbeiterin zuerst wegen Krankheit und später wegen Schwangerschaft aus, zählt die Schonfrist wegen Schwangerschaft als Schonfrist (also zwei Monate). Zwei verschiedene Schonfristen werden nicht zusammengezählt; es gilt einfach die längere.

Das Gesetz stellt ausdrücklich auf das Dienstjahr ab, jedoch darfst du - wenn du dies mittels Personalreglement oder Arbeitsvertrag vereinbarst - auf das Kalenderjahr abstellen. Das lege ich dir ans Herz, denn so hast du für alle Mitarbeiter das gleiche Datum, an dem du dich orientieren musst und du kannst alle Ferienkürzungen in einem Aufwisch erledigen (verpasst du das nämlich, darf der Mitarbeiter davon ausgehen, dass du auf dein Kürzungsrecht verzichtest). 

Genau. Egal, ob du auf das Dienstjahr oder das Kalenderjahr abstellst: Bei Dienstjahr- bzw.  Kalenderjahrwechsel erhält der Mitarbeiter eine neue Schonfrist, auch wenn es sich immer noch um dieselbe Absenz handelt. 

Fällt der Mitarbeiter also im November und Dezember 2025 für insgesamt 1.9 Monate unverschuldet aus, kannst du ihm nichts kürzen. Fällt er im Januar und Februar 2026 nochmals für 1.9 Monate aus, kannst du ihm immer noch nichts kürzen. 

Kalendertag-Methode: Bei 30 Kalendertagen Absenz.

Arbeitstag-Methode: Bei 21.75 Arbeitstagen Absenz. 

Wenn dein Mitarbeiter 50 % krankgeschrieben ist und zwar so, dass er in 100 % seiner Präsenzzeit nur 50 % Leistung erbringt, kannst du seine Fehlstunden nicht aus dem System ziehen (denn er hat ja keine). Hier stellt sich die Frage, ob er anders behandelt werden sollte als ein Kollege, der nur halbtags arbeiten darf, aber in dieser Zeit die volle Leistung erbringt. Meines Wissens hat noch kein Gericht diese Frage geklärt.

Nach meiner Logik gibt es keinen sachlichen Grund, die beiden Mitarbeiter rechtlich anders zu behandeln. Beide erbringen nur 50 % Leistung und erhalten für die anderen 50 % Lohnfortzahlung. Sie geniessen beide denselben Kündigungsschutz und sollten daher auch die gleiche Ferienkürzung haben. In diesem Fall musst du dich also an die Kalendertag-Methode halten.